Et si on parlait « SI ». Ok le jeu de mot est facile. Pourtant, derrière ces 2 lettres se cachent de nombreuses facettes de l’information. C’est un euphémisme puisque si SI signifie Système d’Information, certains l’ont condensé en Système Informatique tant les 2 sont maintenant intimement liés. Toutefois, pour réaliser la cartographie du Système d’Information, il faut avant tout parler des informations générées et gérées, puis du Système Informatique Physique, du système informatique virtuel ou distant, et de l’infrastructure du Système d’informations. Tout cela compose (parmi d’autres) les différentes couches (layer) de la cartographie du système d’information, que l’on nomme aussi Schéma Directeur du Système d’Information, une fois qu’il est utilisé pour prévoir.
Il est donc important de clarifier que pour réaliser la cartographie du Système d’Information de votre entreprise, il faut en comprendre la structure, la raison et les enjeux.
Attention, même si le Système d’Information dans l’entreprise est de plus en plus numérique, il peut contenir des documents physiques (donc non dématérialisés) qu’il faut aussi prendre en compte (notices papiers, panneaux d’affichages, étiquettes de datage de la maintenance, vignettes légales, etc).
Autre point, dessiner la cartographie du Système d’Information est à première vue un travail de collecte d’informations très matérielles, mais la cartographie du Système d’information doit impérativement (principalement) tracer les échanges d’informations entre les collaborateurs, c’est donc plus le réseau neuronal de la structure qu’il faut visualiser et non juste un simple organigramme.
Avez-vous un Système d’information ?
En règle générale, nous avons tous et manipulons quotidiennement un ou plusieurs Systèmes d’Informations. Cela va du calepin pour les numéros de téléphone ou l’agenda, notre classeur de factures, d’un fichier Excel ou d’une ou plusieurs bases de données… Et cela pour la partie données entrantes et/ou sortantes. Mais il ne faut pas oublier les processus internes (de travail, de validation, de diffusion, etc.). Au sein de l’entreprise, il faut que ces informations soient partagées, ne soient pas dupliquées, bref soient gérés…
Pourquoi faut-il faire la cartographie d’un Système d’Information
Cartographier un SI, c’est « réaliser » et « tracer » son schéma.
« Réaliser » au sens prendre conscience des informations gérées ; « tracer » au sens rédiger/dessiner l’organigramme/arborescence de ces données.
C’est donc dans un premier temps être en mesure de savoir quelles informations nous gérons, ou nous les stockons, comment nous les échangeons/challengeons, à quelles fins et comment nous les sauvegardons.
Cet état des lieux est primordial, il permettra de mettre au grand jour certaines failles dans le traitement, le partage de ces informations, voire aussi dans la sauvegarde de celles-ci et donc de structurer nos informations. C’est d’autant plus important qu’avec la digitalisation, les données sont partout (et nulle part), peuvent être accessibles par de nombreux collaborateurs, peuvent aussi être verrouillées par un charmant ransomware…. Donc cartographier un Système d’Information, c’est aussi parler de confidentialité et de sécurité informatique.
C’est aussi mettre en lumière les processus de l’entreprise, la chaine de construction, de décision, de validation….de les formaliser et de les confronter à la réalité (mais là, c’est le terrain de l’excellence opérationnelle).
Pour qui la connaissance de la cartographie d’un SI est-elle nécessaire?
La réponse est : pour tous ! Quelle que soit la taille de l’entreprise ou du service de celle-ci, maîtriser les informations et le flux est important (voire capital).
Si vous travaillez seul, n’oubliez pas que :
- vous n’êtes pas éternel : Si vous n’êtes pas éternel et que quelqu’un peut être appelé à vous remplacer, lui transmettre la carte au trésor de vos informations est important.
- vous ne travaillerez (peut-être) pas toujours seul : Si votre structure grandit, pouvoir facilement déléguer et partager tout ou partie des informations augmentera l’autonomie de vos collaborateurs.
- Dernier point, si vous cédez votre activité, le repreneur aura en main un guide pour continuer l’activité, libre à lui ensuite de faire évoluer le Système d’information et donc la cartographie de celui-ci.
Si vous êtes au sein d’une structure plus grande, donc plus complexe :
- La cartographie du système d’information mettra en évidence l’ensemble des processus, outils et technologies, personnes et moyens qui permettent de collecter, traiter, gérer et diffuser des données, donc des informations.
- Le schéma du Système d’Information permettra de rendre la multiplicité, la complexité de gestion des processus et des informations plus accessibles. Donc la cartographie du Système d’Information facilitera la prise de décisions stratégiques concernant la structure, son développement, sa gestion ou son optimisation. À ce moment-là, on commence à parler de Schéma Directeur du Système D’Information, car on projette son évolution pour accompagner les changements structurels de l’entreprise.
Ce que permet la cartographie du système d’information
La cartographie du système d’information vous aidera à plusieurs niveaux
- Compréhension globale : Elle donne une vue d’ensemble des différents éléments et de leurs interactions, facilitant la compréhension du fonctionnement général du système.
- Communication et collaboration : Les schémas sont souvent utilisés pour présenter les processus aux parties prenantes, même non techniques ou non initiées. Le graphisme rendant plus facile la communication entre les équipes, les décideurs, les financeurs.
- Optimisation et amélioration : En identifiant les flux d’informations et les goulots d’étranglement potentiels, les organisations peuvent améliorer leurs processus et augmenter leur efficacité.
- Sécurité et conformité : En ayant une vision claire de la circulation de l’information, les entreprises peuvent mieux garantir la sécurité des données, respecter les réglementations en vigueur (RGPD), se protéger (backup/ miroirs…)
- Prévoir et se projeter : Le schéma réalisé lors de la cartographie du Système d’Information donne un état de lieux. Il peut donc être challengé pour valider qu’il est (toujours) pertinent, pour pointer et suivre les axes d’amélioration. Il est aussi un allié pour savoir si le Système ‘Information en place sera ou non toujours pertinent en fonction des projets à venir de l’entreprise. Faut-il : consolider, modifier, remodeler, compléter les processus ou solutions techniques en place pour répondre à ces nouveaux projets ou nouvelles réglementations. C’est donc un outil qu’il ne faut pas négliger, il est la représentation d’une certaine vision de l’entreprise.
- Implémentation de nouveaux outils et/ou de nouvelles méthodes de travail :
– L’arrivée d’un ERP, d’une GPAO, d’un PDM, d’un EDI
– La mise en place d’une infrastructure informatique différente (CLOUD,SAS)
– La migration d’outils existant vers des versions plus récentes et/ou plus transversales
– Le nomadisme de certaines professions ou la démocratisation du télétravail
– L’externalisation de certains services ou fonctions
sont autant d’événements qui doivent s’appuyer et impacter la cartographie du Système D’information. Celle-ci pouvant/devant être transmise aux différents intervenants.
Durée de vie de la cartographie d’un Système d’Information
Surtout ne le gravez pas dans le marbre. Le résultat de la cartographie du système d’information est comme les informations gérées, toujours en mouvement. Il doit s’adapter à de nouvelles informations, à des nouvelles contraintes légales (RGPD2), à de nouveaux outils ou technologies et notamment à vos nouveaux besoins. Donc la cartographie du SI doit être régulièrement analysée, mis à jour, complétée, pour être la base d’un nouveau Schéma Directeur. Je vous invite donc à lui affecter une date de péremption et de prévoir sa révision régulière (ce conseil est valide pour toutes les procédures de l’entreprise, pour les notices et les articles de blog).
Par où commencer ?
Un papier, une feuille et une gomme… un logiciel dédié…
Il va falloir lister quelles informations nous gérons au quotidien, ou nous les saisissons, pourquoi, pour qui, comment on les partage…
C’est un travail au niveau de l’individu, de l’équipe, du service, des autres services, bref de l’entreprise à tous ces niveaux et au travers de toutes ses composantes.
Si vraiment vus êtes perdus, une option est de commencer par la partie physique, en listant les ordinateurs, les terminaux, les serveurs. En analysant les partages de répertoires entre les différentes machines, en traçant le ou les différents réseaux interne officiels de l’entreprise, sans oublier les échanges « sous le manteau » qui permettent le partage d’un fichier en l’envoyant par mail ou clef USB (si tout va bien la Cartographie du Système d’Information devrait permettre de limiter/éradiquer ces pratiques). Cela vous donnera une première carte de votre système informatique (ce n’est pas le schéma SI !). Mais ce sera un support pour ensuite « poste par poste » creuser avec un qui fait quoi, pourquoi, pour qui, avec quel outil, ou le stocke-t-il, qui doit accéder à ces données, qui ne doit pas accéder, ces données sont-elles ressaisies ailleurs, est-ce sauvegardé. Puis à nouveau de creuser sur une nouvelle couche (layer) pour affiner encore.
Conclusion
La cartographie du système d’information est un outil essentiel pour les entreprises cherchant à structurer et optimiser leurs processus de gestion des données. En rendant visibles les interactions entre les informations, les utilisateurs, les flux d’information, et les technologies, il permet une meilleure gestion, une communication plus fluide et une prise de décision plus éclairée. Inutile de préciser que dans un monde toujours plus connecté et dépendant des systèmes numériques, maîtriser cette approche est un des leviers stratégiques pour rester compétitif.
